Økonomi og regnskap
Budsjett
Det er ikke obligatorisk for faggruppene å levere inn budsjett, men økonomienheten anbefaler dette slik at man kan sammenligne faktiske tall med budsjett i BI.
Retningslinjer for bruk av seksjon og prosjekt
1) Hver Faggruppe har en seksjon for sentralgruppen (xx01) og en seksjon pr lokalgruppe.
2) Sentralgruppen registrerer inntekter og kostnader på seksjon xx01. Hvis man har behov for å følge opp inntekter og kostnader for en spesifikk aktivitet, så bruker man prosjektnr.
Alle faggrupper har ti faste prosjektnumre, og disse brukes kun av faggruppen sentralt. I tillegg kan hver enkelt faggruppe opprette andre prosjektnr etter behov. Det er faggruppene selv som avgjør om man vil bruke prosjekt eller ikke.
Oversikt over seksjoner og prosjekter finnes i budsjettmalen.
Nettbank
Sentral kasserer har tilgang til nettbanken i DNB. Alle faggruppene er tilknyttet et felles nettbankabonnement. Abonnementet inneholder driftskonto, høyrentekonto og skattetrekkskonto.
Faggruppene kan bare ha en driftskonto. Dette skyldes at det kun er mulig å belaste/godskrive en konto i forbindelse med inn- og utbetalinger. Denne bankkontoen må være via NSFs hovedbankforbindelse som i dag er DNB.
Dersom det skal utbetales lønn til leder må det opprettes en skattetrekkskonto. Det er også mulig å opprette høyrentekonti. Det er lagt opp til tertiale overføringer fra høyrentekonto til driftskonto etter faktisk bruk. Alle bankkonti faggruppene har, inkluderes i regnskapet.
Opprettelse og adminstrasjon av bankkonti gjøres av økonomi v/kristin.danielsen@nsf.no. Avslutning av bankkonti gjøres av faggruppen som eier kontoen.
Leder av faggruppen og sentral kasserer har tilgang og oversikt over alle faggruppens konti via nettbanken.
Vi anbefaler at dere bruker smarttelefon for å logge på nettbanken. På denne måten slipper dere kostnader og administrasjon av kodebrikke, les mer om dette på DnB sine nettsider.
Betalingskort
Sentral leder og sentral kasserer får tilbud om debetkort og kredittkort med firmaansvar, mens lokale kasserere får tilbud om kredittkort med firmaansvar.
Hvem kan få kredittkort/debetkort?
Sentral leder og sentral kasserer tilbys både debet- kredittkort med firmaansvar. Kredittgrensen på kredittkortet settes til maks kr. 50 000.
Lokale kasserere tilbys bruk av kredittkort med firmaansvar. Husk at dette er et privat kort som ikke må lånes bort til andre. Kredittgrensen settes til maks. kr. 5 000 pr måned. Ved overgang til kredittkort må det gis beskjed til banken om at debetkortet er makulert.
Ta vare på alle kvitteringer når du bruker kortet
Kortselskapet Eurocard utsteder månedsfaktura som sendes elektronisk til økonomi i Ibistic. Korteier attesterer fakturaen i Ibistic. Fakturaen anvises av sentral kasserer. Kvitteringene skannes og legges til i Ibistic under fanen "Konteringsnotat" av korteier/kasserer lokalt.
Korttransaksjoner som ikke kan dokumenteres med kvitteringer vil bli trukket i lønn/reiseoppgjør. Husk derfor å ta vare på alle originale kvitteringer når du bruker kredittkort.
Søknad om nytt kredittkort
Ta kontakt med den regnskapsansvarlige for din faggruppe for å få tilsendt søknadsskjema. Fyll ut feltene for personlige opplysninger. I feltene for arbeidsinformasjon er det meste forhåndsutfylt. Her skal du bare registrere hvilket verv du har i faggruppen. Dette gjøres i feltet for stilling. I feltet for fakturadato velger du den 25.
I tillegg må du angi hvilken kredittgrense du søker om. På søknadsskjema er det ikke et eget felt for kredittgrense. Denne informasjonen legges derfor på ledig plass i feltet for ønsket fakturadato. Eks: Sentral leder/kasserer- kr. 50 000 og lokal kasserer kr. 5 000.
I feltet for betingelser firmakort er det den i faggruppen som kan forplikte faggruppen med sin underskrift (felt for signatur av prokurist/daglig leder) som skal signere. Dette vil være den personen som er registrert med prokura eller signatur i Brønnøysund (nøkkelopplysninger fra Brønnøysundregisteret).
Ettersom informasjon om prokura ikke er påkrevd , vil de fleste faggruppene bare ha registrert signatur. Er det verken registrert prokura eller signatur, skal den som står registrert som kontaktperson eller daglig leder signere søknaden.
Kopi av offentlig godkjent legitimasjon fra signaturberettiget/prokurist (se informasjon på søknadsskjema) må vedlegges søknaden. Ferdigutfylt søknad sendes elektronisk til marianne.holm@eurocard.no.
Søknad om nytt debetkort (kun sentral kasserer, evnt også sentral leder)
Her finner du lenke til søknadsskjema for debetkort med firmaansvar: Søknadsskjema debetkort
Søknadsskjema må signeres av både kortsøker og av den i faggruppen som kan forplikte faggruppen med sin underskrift (sentral leder, signerer under feltet "underskrift kunde"). Søknaden sendes pr. post til DNB Bank ASA, Kontotjenester elektronisk kanal, 0021 Oslo.
Avvikling av kort ved avsluttet verv
Når kortbruker avslutter sine verv i faggruppen skal kortet/kortene sendes NSF v/regnskap for makulering.
Bruk av privat kort
Faggrupper som ikke ønsker å søke om betalingskort, må bruke private betalingskort for utlegg og reiser og få returnert utleggene i Unit4 T&E. Husk også her å ta vare på originale kvitteringer.
Viktig informasjon ved innkjøp
Her finner du informasjon som må oppgis til leverandører når du kjøper inn en vare/tjeneste til faggruppen og betaler med faktura (regning). Det er viktig at faggruppens navn og nummer + navnet på den som kjøper inn er påført fakturaen.
Det er også viktig at fakturaen sendes til riktig e-post slik at den blir betalt i tide.
Hvordan betale for varer og tjenester?
Når du kjøper inn varer/tjenester på vegne av faggruppen har du to alternativer, utlegg eller faktura.
Alternativ 1: utlegg, betal med kort / kontant (bør velges for kjøp under 500 kr)
- Betal for varen/tjenesten
- Ta vare på og scan/ta bilde av kvitteringen
- Bruk Unit4 T&E for å få refundert utlegget
- Beløpet settes over til din konto 14 dager etter godkjenning
Alternativ 2: leverandør sender faktura
- Be leverandør sende faktura til faggruppen til epost: orgnrfaggruppe@semine.net (eksempel 960893506@semine.net for NORSK SYKEPLEIERFORBUND)
- Sørg for at leverandør påfører riktig referanse på faktura (ditt navn + seksjon + faggruppens navn + faggruppes organisasjonsnummer)
- Betalingsfrist skal være minst 30 dager
- Du får e-post når fakturaen er klar til behandling i Semine, og da må den behandles innen tre dager
Ofte brukte programmer innen økonomi (fungerer ikke med Internet Explorer)
Faggruppenes kontakt i økonomiavdelingen
Faggruppe nr Faggruppe navn Ansvarlig økonomi 30 Jordmorforbundet Wieslawa 31 Videregående opplæring Wieslawa 32 Nyresykepleiere Wieslawa 33 Geriatri og demens Berit 34 eHelse Trine 35 Rehabilitering Trine 36 Lungesykepleiere Berit 37 Operasjonssykepleiere Berit 38 Astma- og allergisykepleiere Trine 39 Bedriftssykepleiere Berit 40 Helsesykepleiere Berit 41 Intensivsykepleiere Berit 42 Anestesi Inger 43 Revmatologi Wieslawa 44 Sykepleieledere Wieslawa 45 Urologi Wieslawa 46 Øyesykepleiere Wieslawa 47 Nevro Berit 48 Barnesykepleierforbundet Berit 49 Stomisykepleiere Trine 50 Kreftsykepleiere Wieslawa 51 Psykisk helse og rus Inger 52 Akuttsykepleiere Trine 54 Kardiologi Trine 55 Dermatologi Trine 57 Veiledere Wieslawa 58 Gastroenterologi Trine 59 Smittevern Wieslawa 60 Ortopedi Trine 61 Diabetessykepleiere Wieslawa 62 ØNH sykepleiere Berit 63 Forskning og utdanning Trine 64 Migrasjon Inger 65 AKS sykepleiere Wieslawa Samhandling med kommersielle aktører
Sykepleieren medvirker ikke til markedsføring eller annen kommersiell virksomhet som kan påvirke pasientens og samfunnets tillit til sykepleien.
- NSFs samarbeid med kommersielle aktører skal baseres på åpenhet, saklighet, etterprøvbarhet og uavhengighet til ulike samarbeidspartnere.
- Det skal ikke forekomme favorisering av enkelte kommersielle aktører, et samarbeid skal baseres på nøytralitet og likeverdige tilbud om markedsføring.
- De kommersielle aktørenes informasjon til NSF skal være åpen og objektiv, og så langt det er mulig, produsentuavhengig.
- All kontakt med kommersielle aktører som innebærer forpliktelser for NSF skal avklares med nærmeste overordnede (se definisjon).
Informasjon fra økonomiavdelingen
Økonomifunksjonens innhold
Det er lagt til grunn at økonomifunksjonen skal omfatte følgende:
- Kontingentinnkrevning
- Innbetalinger og utbetalinger
- Håndtering av lønnsutbetalinger, reiseregninger og honorarer
- Skatt, arbeidsgiveravgift, mva og innberetning til ligningsmyndighetene
- Perioderegnskap, årsregnskap og revisjon
- Tilbud om deltakelse/ fremlegging av regnskap på Generalforsamling (GF)
Tjenesten er kostnadsfri.
Faggruppens ansvar
Faggruppene er egne økonomiske og juridiske enheter med ansvar og de forpliktelser dette innebærer.
Enkelte av styrets arbeidsoppgaver kan ikke delegeres til andre. Dette gjelder for eksempel registrering av virksomhet i Brønnøysund, registrering i merverdiavgiftsmanntallet, opprettelse og avslutning av bankkonti.
Registrering i Brønnøysundregistrene
Alle faggruppene må ha eget organisasjonsnummer.
Blanketter finnes på nettet: https://www.brreg.no/produkter-og-tjenester/vare-skjema/.
Alle endringer, eks styresammensetning, meldes av faggruppen.
NSFs adresse brukes som forretningsadresse og leders eller kasserers adresse brukes som postadr.
Dersom faggruppen kommer opp i en avgiftspliktig omsetning (annonseinntekter på fagblad og inntekter på standleie ved fagdager/GF og lignende) over kr 50 000,- og fagbladet genererer et overskudd må faggruppen registrere seg i MVA - manntallet.
Det er en samordnet registermelding som man finner på nettsiden nevnt ovenfor. Skjemaet fylles ut og sendes NSF for registrering av fullmaktsperson som skal signere mva-oppgaver i løpet av året.
Fakturering av kontingent
Kontingenten faktureres en gang pr. år. Purringer kjøres to ganger pr. år.
Øvrig fakturering
Fakturering utover kontingent må gjøres av faggruppen selv. Dette gjelder også innkrevning av disse pengene.
Vær oppmerksom på at organisasjonsnummer, navn på faggruppen, adresse og tlf.nr på ansvarshavende må være påført fakturaene.
For momsregistrerte faggrupper påføres mva bak organisasjonsnummeret (eks 111222333 mva).
Vi er blitt informert om at det har foregått utlån av organisasjonsnummer til lokale faggrupper i forbindelse med fakturering.
Vi gjør oppmerksom på at et organisasjonsnummer, på lik linje med et personnummer, er personlig og må ikke lånes bort.
Bank
Faggruppene har allerede en bankkonto i DnB NOR hvor kontingentpengene kommer inn på.
Viktig at denne IKKE blir sagt opp/endret uten at NSF v/øk.avd blir kontaktet først. Denne kontoen vil fungere som faggruppens driftskonto. Dette innebærer at alle utbetalinger vil bli belastet denne kontoen.
Dersom det skal utbetales lønn til leder må det opprettes en skattetrekkskonto.
Alle bankkonti faggruppen har, skal inn i regnskapet.
Opprettelse og avslutning av andre bankkonti må gjøres av faggruppen selv.
Lønnet leder
Vi oppfordrer faggrupper med lønnet leder om å forsøke å komme fram til en ordning med arbeidsgiver om utbetaling av full lønn, og hvor faggruppen refunderer lønnskostnaden.
Når leder lønnes av faggruppen, er faggruppen arbeidsgiver og loven om obligatorisk tjenestepensjon (OTP) vil bli gjeldende.
Det må da tas kontakt med KLP/andre pensjonsinnretninger for å opprette en egen avtale for pensjonsforsikring. Kontaktperson i KLP er Erling Bendiksen, (tlf 22 03 35 76).
Faggruppen må selv ta kontakt med NAV lokalt og melde leder inn i Aa - registeret (arbeidstaker - arbeidsgiver).
Utbetalinger
Alle utbetalinger skal gjøres av NSF.
Kasserer skal godkjenne/signere alle bilag og påføre hva det enkelte bilag gjelder (eks styremøte, seminar fagblad og lignende) før det sendes til utbetaling.
Det er mulig å bruke minibank- eller kredittkort.
Originalbilag godkjennes og sendes NSF.
Innbetalinger
Alle innbetalinger i banken spesifiseres av faggruppen.
Månedlige kontoutdrag fra banken sendes NSF med signatur og forklaringer på transaksjonene sammen med underbilag (eks fakturakopier).
Regnskapsrapporter
NSF sender ut kvartalsvise regnskapsrapporter til faggruppene og ellers ved behov.
Generalforsamling (GF)
NSF v/økonomiavdelingen tilbyr å være tilstede og legge fram regnskapet under GF.
Revisjon
Regnskapene vil av NSFs revisjonsfirma gjennomgå en begrenset revisjon.
Honorarer/reiseregninger
Reiseregninger/honorarer sendes på NSF’s skjema for ikke fast ansatt og honorar/tapt arb.fortjeneste. Skjemaene finnes i kunnskapsportalen.
Det er viktig at personnummer og bankkonto sammen med navn og adresse er påført. Reisens formål samt utreise- og returtidspunkt må føres opp.
Utbetalingsdato for honorarer/reiseregninger/refusjoner vil være den 20. i hver måned. Alle bilag bør være hos NSF før den 15. i hver måned.
Det er mulig å gi inntil kr 1 000,- i honorar pr år skattefritt.
Dersom beløpet overstiger kr 1 000,- er det skatteplikt på hele beløpet. Hvis skattekort ikke er levert vil det bli trukket 50% skatt.
Det må imidlertid betales arbeidsgiveravgift av første krone.
Gaver
Gaver til ansatte (julekurv o.l.) er skattefri for mottakeren når verdien (arbeidsgiverens samlede kostnader) ikke overstiger kr 1000 pr ansatt i løpet av inntektsåret.
Det er en forutsetning for skattefritaket at gaven består av annet enn pengebeløp (gavekort som ikke kan veksles inn i penger er godtatt).
Videre er det et vilkår for skattefrihet at gaven gis etter en generell ordning i bedriften, og at bedriften ikke krever skattemessig fradrag for kostnaden. Skattefritaket gjelder også for styremedlemmer.
Skattefrie gaver skal ikke lønnsinnberettes. Overstiger verdien beløpsgrensen, skattlegges det overskytende fullt ut som lønn
Gaver til utenforstående
Erkjentlighetsgave for enkeltstående arbeidspresentasjoner (f.eks. foredrag, flytting, pakking) regnes ikke som skattepliktig inntekt for mottakeren når verdien av gaven ikke overstiger kr 500.
Skattefritaket gjelder bare når gaven består av annet enn pengebeløp og det ikke er avtalt eller forutsatt vederlag i tillegg til gaven.
Overstiger verdien kr 500 vil det kunne foreligge skattefrihet for beløp som er under grensen for lønnsinnberetning på kr 1 000 pr år.
Er premien ikke skattefri etter ovennevnte bestemmelser, er hele verdien skattepliktig.
Telefongodtgjørelse
Årlig telefongodtgjørelse inntil kr 1 000 er skattefritt under forutsetning av at telefongodtgjørelse refunderes etter originalfaktura spesifisert.
Telefongodtgjørelse større enn kr 1 000 må innberettes som skattepliktig inntekt i henhold til gjeldende regelverk.
Dette gjelder også abonnement i faggruppens navn som gjelder privatpersoner.
Stipend
Stipend (uten gjenytelse) utbetales uten skatt og arbeidsgiveravgift. Kan gjerne være dokumentert for eksempel ved å legge ved en reiseregning m/bilag.
Stipend (med gjenytelse) utbetales med skatt og arbeidsgiveravgift
Øvrig
- I henhold til NSFs vedtekter § 5 skal alle faggrupper innlemme benevnelsen ”NSF” i sitt navn.
- Ved tildeling av støtte til lokalgrupper trenger NSF regnskapsavdelingen informasjon der det framgår hvilken lokalgruppe bankkontoen gjelder, navn og adresse på den som disponerer kontoen. Det er viktig at kontoen blir opprettet under lokalgruppen, og at det ikke er en personkonto.
- For føring av overskudd fra fagdager arrangert av lokalgrupper skal andelen av overskuddet tas direkte inn i regnskapet.
- Årsoppgaven fra banken skal sendes NSF.