De vanligste spørsmålene om reiser og utlegg
Hvordan logger jeg meg på systemet
Du kan benytte systemet på PC, mobil og nettbrett. Systemet aksesseres via en nettleser, ved å skrive inn nsf.unit4cloud.no
Merk; det finnes ingen app til mobil/nettbrett.
Benytt e-postadressen din og samme passord som du logger deg på med til vanlig hos NSF
Hvordan registrerer jeg en reiseregning på mobil?
Åpne en nettleser (safari, chrome, eller lignende) skriv inn nsf.unit4cloud.no. Systemet har ingen app, du må bruke en nettleser.
Benytt e-postadressen din og samme passord som du logger deg på med til vanlig. Se eGuiden «Introduksjon til Unit4 Travel & Expenses, NSF» for hvordan du logger inn. Du kan lage en snarvei til påloggingssiden på mobilen/nettbrettet, nettsiden vil da fremstå som en «app». Dette gjør du ved å velge «legg til på hjemskjerm» på iPhone eller «legg til side i startskjerm» på Android når du er inne på nettsiden.
Når jeg skal registrere en ny regning får jeg mulighet til å legge inn KKE region. Hva er det?
KKE region benyttes bare om du er medlem med verv og har vært på et kurs i regi av KKE. Når du er på et slikt kurs, vil du få oppgitt koden du skal fylle inn.
I alle andre tilfeller kan du bare se bort fra dette feltet, og la det stå blankt.
Hvordan legger jeg inn kvitteringer og vedlegg?
Det er flere alternativer for å laste inn kvitteringer. Se eGuide «Introduksjon til Unit4 Travel & Expenses, NSF» for mer info.
Om du registrer regningen på mobil kan du benytte deg av mobilkameraet. Om du registrerer på PC kan du sende kvitteringen på e-post til vedlegg@unit4.com.
Du kan ikke sende vedlegg til vedlegg@unit4.com. Det er bare kvitteringer som skal sendes til denne.
Vedlegg lastes opp direkte fra PC eller mobil. Systemet godtar følgende format: .pdf, .jpg, .gif, .bmp, .png, .xps, .oxps, .jpeg, .heic.
Hvorfor skal frokost trekket settes på første linje når jeg spiste den på dag 2?
Frokosten registreres som måltid dekket i hotelldøgnet. Fratrekk frokost første døgn skal benyttes i henhold til skattereglene selv om det ikke er logisk. Merknad må legges inn ved fratrekk av andre årsaker
Hvor er det jeg laster opp vedlegg?
Det er et felt som heter "Andre vedlegg" nederst på hver av de ulike regningstypene, rett over der du sender regningen til godkjenning. Der kan du legge inn vedleggene dine.
Jeg forlenget reisen over helgen, hvordan fører jeg det? Skal ikke ha diett på de døgnene?
Når du forlenger en reise og legger til et "privat opphold" som du ikke skal ha diett for, bruker du knappen "legg til mellomstopp/privat opphold". Det vil da komme opp et nytt felt til høyre. Legg inn når du starter ditt "private opphold", så vil diett regnes riktig.
Har hatt barnepass av mine barn, mens jeg har vært på kurs. Hvordan fører jeg det?
Barnepass er en kostnadstype du finner om du velger registrer regning - Diverse utlegg velg så "legg til kostnad" og velg barnepass i liste. Summen for barnepass er kr 500 pr dag.
Hva er det en kvittering må inneholde?
En gyldig kvittering skal inneholde: Hva som er kjøpt og hvem som har solgt varen, hvordan varen er betalt for, dato for kjøpet, organisasjonsnummer til selger og et kvitteringsnummer slik at transaksjonen er sporbar i et kassesystem.
Hvor finner jeg programmet for kurset som skal ligge ved reiseregningen?
Logg inn på kurs.nsf.no og gå til Meny > Aktiviteter > Mine aktiviteter. Finn din aktivitet og bla ned på siden. Her ligger program for nedlastning.
Hvorfor skal jeg legge inn diett, jeg har jo fått alle måltider dekket på kurset?
Når du som tillitsvalgt er på reise for NSF, får du kompensasjon også tiden du er på reise til arrangementet, ved å føre diett. Avhengig av hvor lenge du har vært på reise, vil systemet regne ut hva du får i diettpenger, når du har trukket fra måltider som er servert på arrangementet.
Jeg har kjørt bil men ikke fått godkjenning på forhånd, hvem kontakter jeg?
Bruk av egen bil skal alltid godkjennes på forhånd hvis du ønsker å få bruken refundert. Vi vurderer bruk av bil i hvert enkelt tilfelle og godkjenner kun ved spesielle behov. Om du ikke har fått godkjenning på forhånd; ta kontakt med kontaktperson for kurset som står oppgitt i kursannonsen og forklar hva grunnen er til at du har brukt bil.
Hvorfor får jeg fordelsbeskatning på en reise jeg har utvidet på eget initiativ?
Utvidelse i forkant eller etterkant av en reise for NSF skal alltid godkjennes på forhånd. NSF skal ikke ha økte kostnader for utvidelse av reisen, og du skal dokumentere dette ved bestilling av reise. Om du ikke har dokumentert kostnadene, så vil du få fordelsbeskatning på kostnaden for reisen. Ta kontakt med din kurskonsulent om du har spørsmål om dette.
Hvorfor må jeg ta bilde av boardingkort når NSF dekker flyreise?
Du skal dokumentere at reisen som er bestilt via NSF er gjennomført. Boardingkort er dokumentasjon på at du har reist. Du kan også laste ned kvittering etter reisen er gjennomført, som viser at billetten har status "Flown".
Kan jeg legge inn kvittering og få tilbakebetalt måltider jeg har kjøpt på reisen?
Det vanligste er å reise på diett når man er på reise for NSF, da er reisen kompensert med diettsats. Denne satsen skal dekke måltider du trenger å kjøpe som ikke er servert på arrangementet. Derfor kan du ikke få refundert kvitteringer på måltider. Dette gjelder reisetype Innenlandsreise - Statens regulativ og Utenlandsreise - Statens regulativ i vår reise- og utleggsystem. Om du derimot velger Reise etter regning, så må legge inn kvitteringene dine og vil få refundert for de utleggene du har hatt til mat og drikke.
Hvor finner jeg koden for kurset som skal i reiseregningen?
NSF sender ut informasjon om hva det skal stå i reiseregningen for at den skal komme til rett person som skal behandle den. Ta kontakt med kontaktperson for kurset som står oppgitt i kursannonsen.
Når blir pengene utbetalt?
Det kan i perioder være noe ventetid på behandlingen av reiseregninger på grunn av stor aktivitet i organisasjonen. Du kan sjekke status på reiseregningen og eventuelt kontakte NSF om du har behov for mer informasjon om utbetalingen.
Hvor kan jeg sjekke status på reiseregningen?
Du sjekker status ved å gå til "Mine regninger" oppe på startsiden i reise- og utleggsystemet T&E. På neste side vil du få en oversikt over alle dine reiser- og utlegg med status. Følgende statuser blir brukt:
- Aktivitetsansvarlig innkurv - Regningen ligger til godkjenning hos den som er ansvarlig for aktiviteten
- Økonomi innkurv - Regningen er godkjent av aktivitetsansvarlig og ligger hos Økonomiavdelingen
- Økonomi godkjenning - Regningen ligger hos økonomi for kontroll.
- Regning godkjent - regningen er kontrollert og godkjent, og venter på å bli overført til utbetaling og/eller avregning.
- Sendt til utbetaling - Regningen er sendt til utbetaling
- Utbetalt - Regningen er ferdigbehandlet i systemet og overført til lønnssystemet. Se i Visma Employee appen for lønnslipp
Hvem kan jeg kontakte hvis jeg har problemer?
Om du har problemer kan du kontakte NSF på reiseregning@nsf.no
Kan jeg ta taxi uten godkjenning på forhånd?
Bruk av taxi skal alltid godkjennes på forhånd av kontaktperson for kurset som står oppgitt i kursannonsen.
Hvor kan jeg finne hvor mye bompenger jeg har betalt?
Systemet regner ut bompengene for deg. Når du velger kostnad Bilgodtgjørelse må du spesifisere reiserute. Her kan du også huke av for bompenger, så regner systemet dette for deg.
Hvor har jeg tilgang til lønnslipp for reiseregningen når den er utbetalt?
Lønnslippen finner du i Visma Employee appen.
Kan jeg ta med flere kvitteringer på et utlegg?
Du kan legge ved flere kvitteringer på et utlegg, men det er bare mulig å legge ved en kvittering pr kostnads/utleggslinje. Som regel legger du til en kostnads/utleggslinje pr kostand, F.eks en for tog, taxi, buss osv. Da legger du også ved en kvittering pr linje. Om du ønsker å legge ved flere kvitteringer kan disse legges under andre vedlegg.